כאשר אתה משתמש במערכת ניהול מסמכים, אתה יכול ליצור סוגים שונים של מסמכים, כגון מסמכי טקסט, קבצי PDF או קבצי Docx. מערכות ניהול מסמכים מסוימות מאפשרות גם למשתמשים ליצור זרם עבודה מותאם אישית. זה יכול לייעל ארגון ותהליכי עריכת תוכן. חלק מהמערכות כה רב-תכליתיות שניתן לשלב אותן עם תוכנת יצירת מסמכים קיימת. אם אתה לא בטוח באיזו מערכת להשתמש, לשקול עצות אלה. אתה תהיה שמח שעשית!
כאשר אתה משתמש במערכת ניהול מסמכים, הארגון שלך יחסוך זמן וכסף. המסמכים כבר לא מוגבלים למיקום פיזי, כלומר, אתה יכול לענות על צרכי הלקוח מהר יותר. תוכל גם להמשיך בפעילות עסקית גם אם המשרד סגור. בסופו של דבר, מסמכים אלקטרוניים מאפשרים לעסק שלך להיות גמיש יותר ולהגיב לשינויים בסביבה. בנוסף, יישומי ענן ציבוריים או פרטיים מאפשרים לך לעבוד מכל מקום שאתה רוצה.
למרות חשיבות הביטחון, הכותרות האחרונות מלאות באסונות נתונים. רוב האסונות האלה נגרמו על ידי ניהול מידע פנימי לקוי. למרבה המזל, קיימות כיום מערכות אלקטרוניות לניהול מסמכים המציעות כלים להבטחת אבטחת המידע. תוכנות לניהול מסמכים אלקטרוניים כמו שרתי רשת מאובטחים של אמזון וגיבוי מידע 24 שעות ביממה. הם גם מציגים הצפנת בנק עבור נתונים במעבר. יתרה מזו, מערכות ניהול מסמכים אלקטרוניות רבות אף מספקות גישה ניידת למסמכים והופכות אותם לנוחים ביותר.
DMS יכול גם לעזור לך לעמוד בדרישות הרגולטוריות ולשפר את הציות. לתעשיות רבות יש תקנות נוקשות לציות. ללא מערכת ניהול מסמכים תקינה, עובדים מבזבזים עד 18 דקות בחיפוש אחר מסמך. בנוסף להקלה על מציאתו, DMS יפשט את התהליך של השלמת הזמנות עבודה וזרימות עבודה. ואם אתם מחפשים פתרון שיכול להגדיל את התפוקה, קחו בחשבון את EDMS. מערכות אלה מקלות על העובדים לעבוד מהר יותר ובטוח יותר.
ברגע שהחלטת להשקיע במערכת ניהול מסמכים, אתה צריך להגדיר נהלים שעוזרים לעובדים לגשת למידע. זה כולל העלאת metadata, הורדת קבצים, ואחזור מסמכים בארכיון. כדי לוודא שאתה תהיה מאושר עם התוכנה, אתה צריך לבדוק את זה. נסה את זה כמה שבועות או חודשים כדי לראות אם זה עונה על הצרכים העסקיים שלך. בסופו של דבר, אתה תהיה שמח שעשית. זה יעזור לעובדים שלך להיות פרודוקטיבי, וזה יעזור לך לשמור על המסמכים שלך מסודרים.
DMS מודרני אוטומטי ההובלה ועיבוד של מסמכים. מערכת הזרמת עבודה שולחת מסמכים המבוססים על פרמטרים מוגדרים מראש לסוכנים או קבוצות נכונות. כמה יישומי DMS מאפשרים לך לאחסן מסמכים בסביבה מאובטחת ומוצפנת. ואם הארגון שלך לא משתמש כרגע במח "ש, הגיע הזמן למצוא אחד. פתרונות ה-DMS הטובים ביותר יכולים לעזור לחברה שלך לחסוך בעלויות אחסון ועבודה.
אחת הדרכים הטובות ביותר להימנע מבעיות האבטחה הקשורות ל-DMS על בסיס בסיס ענן. פתרונות DMS מבוססי ענן הם קלים לשימוש ודורשים מעט עד ללא עלויות התקנה ראשוניות. פתרונות און-פרם הם גם יקרים, ודורשים יותר משאבי אנוש וחומרה יקרה. אז תחשבו על היתרונות והחסרונות האלה לפני שאתם מחליטים איזה פתרון הכי טוב לעסק שלכם. ואל תשכחו לחקור את היתרונות של שתי האפשרויות.
בעוד שרוב פתרונות ה-DMS נועדו לניהול קבצים סרוקים, חלקם גם יכולים לאחסן מסמכים בצורת תמונות. בדרך זו, אתה יכול לגשת אליהם מהר יותר מתמיד. אז, אתה יכול בקלות לחפש אותם בעת הצורך. אתה יכול גם להשתמש metadata במסמכים כדי לאחזר אותם כאשר אתה צריך אותם. אם ברצונך למצוא קובץ ארכיון, DMSs יכול לעזור. והם יהיו הרבה יותר מהירים מאשר לגלוש במערכת הקבצים בחוקר חלונות.
בחירה בין תב "ע על בסיס ענן היא חיונית. עליך לשקול את העלות ואת זמן ההגדרה של שתי האפשרויות. DMSs On-Pressions דורש ממך לרכוש ולהתקין חומרה ותוכנה, שזה יקר. ענן DMSs להציע אבטחה גבוהה, אבל תצטרך צוות של מומחי IT לתחזק אותם. עם זאת, זה גם חשוב להחליט איזה סוג של משרד הרישוי יתאים הכי טוב לצרכים שלך.
פרטים נוספים: papertrail: מערכת ניהול מסמכים