חברות הפקת כנסים הן ארגונים המתמחים בתכנון וביצוע הפקת אירועים כגון קונצרטים, כנסים ואירועים מיוחדים אחרים. הם מספקים מגוון שירותים, החל מיצירת וניהול האירוע ועד לפיתוח השיווק והפרסום עבורו. חברות הפקת אירועים מתאמות עם ספקים, ספקים וקבלנים כדי להבטיח שהאירוע יתנהל בצורה חלקה ויענה על ציפיות הלקוח.
בעת תכנון אירוע, חברת הפקת הכנסים תתייעץ בדרך כלל עם הלקוח על מנת לקבוע את היקף האירוע והתקציב המוקצה לו. לאחר מכן החברה תפתח ציר זמן ותוכנית לאירוע, כולל המקום, הבידור, הקייטרינג ופרטים נוספים. הם גם יתאמו עם הספקים כדי להבטיח שכל הציוד והחומרים הדרושים יהיו זמינים לאירוע.
לאחר תכנון האירוע, חברת הפקת הכנסים תתאם את כל המרכיבים לקראת ובמהלכו. זה כולל תיאום עם הבידור, קידום ושיווק האירוע, הקמת המקום והקפדה על כל הציוד הדרוש במקום. כמו כן, הם יהיו אחראים על קבלת כל האישורים הדרושים ושהאירוע יתקיים על פי התוכנית.
חברות הפקת כנסים הן משאב רב ערך עבור המתכננים אירוע. על ידי תיאום בין כל המרכיבים השונים, הם מבטיחים שהאירוע יתנהל בצורה חלקה ושהציפיות של הלקוח מתקיימות. הם יכולים גם לספק ייעוץ והכוונה כדי לעזור ללקוח להפיק את המרב מהאירוע שלו.
מהם 7 המרכיבים המרכזיים של הכנס?
- מטרה/יעד: המטרה או המטרה היא הסיבה לאירוע. זה מודיע על מטרת האירוע ויש להגדיר אותו בבירור לפני יצירת תוכנית אירוע.
- קהל: לדעת למי מיועד האירוע ומה הצרכים שלו חיונית ליצירת אירוע מוצלח.
- מקום: יש לבחור את המקום לפי סוג האירוע ומספר המשתתפים. השיקולים צריכים לכלול מיקום, עלות, שירותים ונגישות.
- תזמון/לוח זמנים: התזמון ולוח הזמנים של האירוע צריכים להתבסס על המטרה והקהל. זה צריך גם לזרום בהיגיון ולהיות מועבר בבירור למשתתפים ולצוות.
- תוכן: התוכן הוא לב האירוע ויש להתאים אותו לקהל ולמטרה. זה צריך להיות מרתק, רלוונטי ובלתי נשכח.
- לוגיסטיקה: הלוגיסטיקה כוללת את כל התכנון והפרטים שיש להקפיד עליהם על מנת להבטיח אירוע מוצלח. זה כולל תזמון, תקצוב, כוח אדם, ציוד ותחבורה.
- קידום/שיווק: קידום ושיווק חיוניים להוצאת הבשורה על האירוע. ניתן לעשות זאת באמצעות מדיה מסורתית ודיגיטלית, כמו גם אירועים ופעילויות מיוחדות.
איך עושים כנסים היברידיים?
כנס היברידי הוא אירוע המשלב ניהול אירועים מסורתי עם טכנולוגיות מדיה דיגיטלית כדי ליצור חווית אירוע מרתקת ואינטראקטיבית. אירוע מסוג זה הופך יותר ויותר פופולרי מכיוון שהוא מאפשר לארגונים להגיע לקהלים רחבים יותר, להפחית עלויות וליצור חווית אירוע דינמית יותר.
כדי ליצור אירוע היברידי מוצלח, יש לנקוט בצעדים הבאים:
- קבעו יעדים ויעדים: קבעו את המטרות והיעדים של האירוע לפני תחילת תהליך התכנון.
- בחרו פלטפורמה דיגיטלית: בחרו פלטפורמה דיגיטלית המתאימה לסוג האירוע שאתם יוצרים.
- פיתוח תוכן: צור תוכן עבור אלמנטים דיגיטליים ומסורתיים של האירוע כאחד.
- תכנון לוגיסטיקה: צור תכנית מפורטת ללוגיסטיקה של האירוע, כולל תזמון, תקצוב, כוח אדם, ציוד והובלה.
- קדם את האירוע: פתח תוכנית קידום מכירות לאירוע תוך שימוש במדיה המסורתית והדיגיטלית כאחד.
- מעקב והתאמה: מעקב אחר האירוע לאורך תהליך התכנון והתאם לפי הצורך.